Privacy en persoonlijke gegevens beheren – classroom.cloud in een oogopslag

Hallo jongens! We wilden je gewoon een overzicht geven van hoe NetSupport (zoals de meeste mensen ons kennen) beschermt de gegevens van uw gebruikers en helpt hun privacy te respecteren wanneer u een classroom.cloud abonnement.

Deze gids gaat over waar en hoe NetSupport Group gebruikt uw gegevens – en dit zijn uw instructies aan ons. Dit is over het algemeen gebaseerd op de AVG in het VK/Europa, maar we praten ook over andere regio's.[I] We hebben geprobeerd niet te veel juridische taal gebruiken, maar soms moeten we misschien wijzen op: bepaalde dingen. Als we bijvoorbeeld 'jij' of zeggen 'jouw', we bedoelen uw organisatie als de gegevensbeheerder. Als we zeggen 'we'' 'ons' 'onze' of 'NetSupport' We bedoelen NetSupport als de gegevensverwerker. 

Klik hier om de volledige Verwerkersovereenkomst te lezen.

Soorten gegevens die we verzamelen om te gebruiken (Vertel me waarom)

• Contact details
• Informatie die we van andere systemen krijgen
• Informatie die gebruikers identificeert
• Informatie over apparaten en activiteiten
• Informatie over hoe uw gebruikers gebruiken classroom.cloud
• Lesactiviteiten
• Mogelijke beveiligingsproblemen
• Controleer informatie over uw classroom.cloud

Hoe we uw gegevens gebruiken (Hoe precies?)

• Om u een online klasbeheersysteem te bieden voor het leren en onderwijzen in lessen, inclusief het controleren van de toegang tot applicaties en internet.
• Om u informatie en hulpmiddelen te bieden om technische ondersteuning te bieden binnen uw organisatie.
• Het monitoren en verstrekken van informatie/bewijs over wat leerlingen tijdens en buiten de lessen doen, wat kan wijzen op mogelijke veiligheidsproblemen.
• Om genomineerd personeel informatie te sturen over mogelijke beveiligingsproblemen of problemen die zijn gemeld door eindgebruikers, inclusief het exporteren naar systemen die door u zijn geautoriseerd.
• Een consistent auditspoor van activiteiten en acties onderhouden.
• Om classroom.cloud het draaien en verbeteren van de bestaande service en tools.
• Om persoonlijke klantenondersteuning te bieden.

Subverwerkers en partners die uw gegevens verwerken (Wat doen ze?)

NetSupport gebruikt de volgende diensten om ons te helpen uw gegevens namens ons op te slaan en te verwerken:

• Infrastructuur: Microsoft Azure
• Integraties: Microsoft SDS, Google Classroom, Classlink, Clever, My Concern, CPOMS
• Communicatie: Twilio Sendgrid, Tawk.to

Wij gebruiken cookies (Hoe kan ik kiezen?)

• We gebruiken alleen noodzakelijke cookies om de service uit te voeren en te verbeteren.
• We gebruiken alleen noodzakelijke cookies om onze klantrelatie met u uit te voeren en te verbeteren.
• Onze partners/subverwerkers gebruiken ook cookies, die zij beheren.
• U kunt cookies uitschakelen, maar dit betekent bijvoorbeeld dat we u niet kunnen herkennen in in-app-functies of dat we problemen niet zo efficiënt kunnen oplossen.

Wanneer en hoe we gegevens verzamelen (Ben ik inbegrepen?)

We verzamelen gegevens van mensen en apparaten die zijn aangesloten op de classroom.cloud platform, mensen die onze website bezoeken, NetSupport klanten en mensen die ondersteuning zien of krijgen via: NetSupport, wanneer…

U helpen bij het ondersteunen van gebruikersrechten (Wat kunnen gebruikers doen?)

Alle gebruikers moeten via uw organisatie komen om gebruik te kunnen maken van hun rechten [Ii]. Om dat te ondersteunen, zorgen we ervoor dat:

• U kunt toegang krijgen tot informatie die wij voor u bewaren.
• U kunt ervoor zorgen dat informatie voor u wordt bewaard.
• U kunt over ons klagen.

Als u zich zorgen maakt over de privacy van uw gegevens op: NetSupport, neem dan contact op via onze Contactformuliermail ons op [e-mail beveiligd]  of druk op de Chat-knop op onze website om met ons te praten.

De classroom.cloud Verwerkersovereenkomst

Onze rol in uw privacy

Als u een NetSupport klant of abonnee, of als u ons platform gewoon uitprobeert, is deze overeenkomst op u van toepassing. Als onderdeel van Terms of Service en Privacy Policy in ons contract met u dient u deze overeenkomst te controleren om er zeker van te zijn dat dit de instructies zijn die U (de gegevensbeheerder) aan ONS (de gegevensverwerker) geeft, aangezien wij de leverancier zijn van de classroom.cloud platform. Deze overeenkomst is gebaseerd op de Britse AVG, maar kan betrekking hebben op andere regio's waar er een verschil is[Iii].

Onze verantwoordelijkheden

Als u een geregistreerde klant bent of een proefversie gebruikt, treden wij op als de 'gegevensverwerker' van persoonsgegevens. Dit betekent dat wij u een dienst verlenen waarmee u persoonsgegevens kunt verwerken op basis van het doel en de middelen die u heeft gekozen. We zijn geregistreerd bij het Britse Information Commissioner's Office onder nummer Z9139408. We geven u ook alle details van: met wie we samenwerken, technische en beveiligingsinformatie en hoe u kunt controleren of we voldoen aan onze vereisten met betrekking tot zowel deze overeenkomst als alle relevante wetten.  

Aangezien u ons heeft toevertrouwd om u een dienst te verlenen waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, willen wij u helpen met uw behoefte om aan te tonen dat u ook voor de persoonsgegevens zorgt. Deze overeenkomst is bedoeld om u te helpen bij uw risicobeoordelingen en onze inzet om u te ondersteunen bij alle audits of inspecties waarbij u betrokken bent. 

Als onderdeel van deze overeenkomst zullen we duidelijke informatie verstrekken samen met gekoppelde documenten, beschikbaar zijn om al uw vragen te bespreken en te behandelen, informatie verstrekken over onze partners die we gebruiken om uw gegevens te verwerken, en begeleiding geven om u te helpen een privacybeleid te nemen. -eerste aanpak met onze tools. 

jouw verantwoordelijkheden

• Lees deze Verwerkersovereenkomst.
• Controleer elk contract of servicevoorwaarden tussen ons of elk ander document dat we u hebben gevraagd te bekijken, aangezien deze ook specifieke informatie kunnen bevatten die u wilt.
• Wanneer u ons persoonlijke informatie heeft verstrekt als onderdeel van onze service, of wanneer uw eindgebruikers (personeel en kinderen) ons persoonlijke gegevens hebben verstrekt, zullen deze alleen worden gebruikt voor de redenen waarom deze aan ons zijn verstrekt. Door de informatie aan ons te verstrekken, bevestigt u dat u het recht hebt om ons te machtigen om deze namens u te verwerken in overeenstemming met deze gegevensverwerkingsovereenkomst.
• U heeft het meest geschikte gebruik van classroom.cloud op jouw school en de impact ervan op de privacy overwogen

Wat als ik alleen gebruik? classroom.cloud als gebruiker (zoals een medewerker of een leerling)?

Als u zich aanmeldt classroom.cloud omdat het aan u wordt verstrekt via uw organisatie (dat wil zeggen, de organisatie is de gegevensbeheerder en wij zijn de gegevensverwerker), dan zal dit document u helpen beter te begrijpen hoe NetSupport behandelt uw gegevens namens uw organisatie. Bovendien kan uw organisatie meer uitleggen, zoals hun privacyverklaring. U zou dit moeten kunnen vinden op de website, het handboek of de handleidingen van uw organisatie.

Wanneer en hoe we gegevens verzamelen

Vanaf het eerste moment dat uw gebruikers communiceren met classroom.cloud, verzamelen we gegevens. Soms verstrekken gebruikers ons gegevens, soms verstrekt uw organisatie ons gegevens en soms worden gegevens over gebruikers automatisch verzameld.

Dit is wanneer en hoe dit wordt gedaan

Wij en controleren 

Welke soorten gegevens we verzamelen?

Contact details

Uw naam, e-mailadres, foto, rol in de organisatie, groepen zoals klas/jaar/afdeling, telefoonnummers, organisatiegegevens.

Technische gegevens die u identificeren

Uw IP-adres, inloggegevens, browsertype, tijdzone-instelling, browser plug-intypes, geolocatie-informatie over waar u zich zou kunnen bevinden, het apparaat dat u gebruikt, besturingssysteem en versie, geïnstalleerde en gebruikte applicaties, bezochte websites.

Gegevens over hoe u gebruikt classroom.cloud tijdens lessen

Afbeeldingen van uw bureaublad terwijl u aan het werk bent; antwoorden op enquêtes van uw leraar/instructeur; hulpvragen/chats met je docent/instructeur; beloont punten; gebruikte applicaties en bezochte websites.

Gegevens over hoe classroom.cloud wordt geopend of wijzigingen worden aangebracht

Informatie over toegang tot het docenten-/beheerdersportaal, wijzigingen aan groepen/apparaten/gebruikers, een audittrail voor eventuele configuratiewijzigingen en wie deze heeft aangebracht.

Gegevens over hoe u uw computer of apparaat gebruikt, voor monitoring- en beveiligingsdoeleinden

Afbeeldingen of video van uw bureaublad terwijl u aan het werk bent; overeenkomende zinnen of trefwoorden; hulpvragen/chats met je docent/instructeur; beloont punten; gebruikte applicaties en bezochte websites.

Hoe zit het met echt gevoelige gegevens?

We weten dat u zult gebruiken classroom.cloud in lessen en andere algemene activiteiten als onderdeel van het leven in uw organisatie. Wanneer uw leerlingen hun apparaten gebruiken tijdens de lessen, met anderen praten via hun apparaten en delen hoe ze zich voelen of hun specifieke ervaringen, dan deelt u mogelijk gevoelige informatie. U kunt ook leerlingen opnemen in bepaalde groepen op basis van 'gevoelige gegevens' (zoals ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze/filosofische overtuigingen, genetische gegevens, biometrische gegevens, gezondheidsgegevens of gegevens over uw seksuele leven). Waar u gevoelige informatie deelt of wij gebruiken deze, dan is dit toegestaan ​​op basis van hoe u als organisatie hiermee heeft ingestemd. We zullen deze informatie verwerken met dien verstande dat u een wettelijke basis hebt voor de verwerking ervan. Dit kan expliciete toestemming of zwaarwegend openbaar belang zijn, maar dit moet door de organisatie worden gedeeld via de privacyverklaring van de organisatie.

Hoe zit het met de gegevens van kinderen?

classroom.cloud is ontworpen om organisaties te voorzien van middelen om het leerplan te ondersteunen, hulpmiddelen om te helpen met pastorale ondersteuning en/of hulpmiddelen om bescherming te ondersteunen. Dit betekent dat er zowel persoonsgegevens van medewerkers als leerlingen worden gebruikt. Wij weten dit en besteden daarom extra zorg.

Hoe en waarom we uw gegevens verzamelen

De wetgeving inzake gegevensbescherming houdt in dat we uw gegevens alleen om bepaalde redenen kunnen gebruiken, wanneer de organisatie ons dat opdraagt ​​en wanneer zij een wettelijke basis hebben om dit te doen, of wanneer we verplicht zijn deze te gebruiken bij de relevante autoriteiten. Als onderdeel van de bouw van classroom.cloud, hebben we hier rekening mee gehouden en dit zijn de gebieden die we hebben geïdentificeerd en die waarschijnlijk door uw organisatie zullen worden gebruikt. Waar er verschillen zijn met onze normale lijst, is dat omdat uw organisatie iets anders heeft geïdentificeerd, wat u als gegevensbeheerder kunt doen.

Geef jou classroom.cloud en alle relevante bronnen

Dit betekent ervoor zorgen dat classroom.cloud geeft je alle beschikbare tools. Dit omvat toegang tot bronnen, interacties tussen docenten en leerlingen en hulp bij het krijgen van hulp.

Wettelijke basis voor dit gegevensgebruik: Publieke taak/aanzienlijk openbaar belang.

Het verbeteren van classroom.cloud

Dit betekent ervoor zorgen dat classroom.cloud is de juiste tool voor jou en werkt zoals je hem nodig hebt, inclusief eventuele verbeteringen die nodig zijn om ervoor te zorgen dat het de juiste tool blijft. Dit omvat technische ondersteuning en analytische informatie.

Dit kan ook betekenen dat persoonlijke gegevens worden verzameld en geanonimiseerd, zodat wanneer verschillende mensen binnen NetSupport gebruik het, we hebben het zo goed mogelijk beschermd.

Wettelijke basis voor dit gegevensgebruik: Publieke taak/aanzienlijk openbaar belang.

Dit is wat elk van de "wettelijke grondslagen" betekent:

Publieke taak

Hierin staat:

"... de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een taak van algemeen belang of bij de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is verleend"

Dit betekent dat de organisatie als overheid veel doet met persoonsgegevens van kinderen. Het moet deze dingen doen zoals het is verteld dat het het moet doen (door wetten, voorschriften of wettelijke richtlijnen) of het doet de taak zoals het in het belang van de kinderen is.

Aanzienlijk openbaar belang

Hierin staat:

"... de verwerking is noodzakelijk om redenen van zwaarwegend algemeen belang, op grond van het recht van de Unie of de lidstaten dat in verhouding moet staan ​​tot het nagestreefde doel, de essentie van het recht op gegevensbescherming eerbiedigt en passende en specifieke maatregelen moet nemen om de fundamentele rechten en de belangen van de betrokkene;”

Dit betekent dat de organisatie extra maatregelen heeft genomen om ervoor te zorgen dat alle informatie veilig is (inclusief het hebben van de juiste beleidsdocumenten). Het betekent ook dat de organisatie de aanpak heeft gevolgd dat het gebruik van 'gevoelige gegevens' deel uitmaakt van haar werk om kinderen te beschermen en te helpen bij het identificeren van en werken met risicogroepen.

Andere wettelijke grondslagen

Het kan zijn dat uw organisatie heeft besloten geen gebruik te maken van Publieke Taak en/of Substantieel Publiek Belang. Dit kan verschillende redenen hebben. Als uw organisatie een zelfstandige school is, dan kan het zijn dat u het contract tussen de ouder en de school als reden gebruikt, of dat u de ouder/kind om hun (vrijwillig gegeven) toestemming hebt gevraagd. Waar 'gevoelige gegevens' worden gebruikt, kan het zijn dat er expliciet toestemming is gegeven.

Er zijn andere opties beschikbaar en de scholen of organisaties zullen hebben gecontroleerd welke het meest geschikt is, inclusief alles wat nodig is om de zaken veilig te houden.

Als u in de VS bent gevestigd, zijn er andere wetten op u van toepassing (COPPA/FERPA). Zorg ervoor dat u alle vereisten met betrekking tot toestemming van ouders begrijpt als u kinderen onder de 13 heeft die gebruik maken van: classroom.cloud. Ook, NetSupport zal eventuele verzoeken om leerlinggegevens terugverwijzen naar de school.

Voor alle landen proberen we ervoor te zorgen dat het duidelijk is dat de school of organisatie de beslissing neemt en ervoor zorgt dat ze de juiste basis hebben voor het gebruik van persoonlijke gegevens.

Uw privacykeuzes en rechten (informatie voor eindgebruikers)

Wij willen jou ook helpen wees transparant met uw betrokkenen. Het is mogelijk om de eerste samenvatting met uw betrokkenen te gebruiken om hen te helpen begrijpen hoe wij gegevens namens u verwerken. Het kan zijn dat u ook aanvullende informatie moet verstrekken over rechten en keuzes. We nemen de aanvullende informatie op die dit kan ondersteunen. Dit is niet specifiek een onderdeel van de Overeenkomst, maar aanvullende nuttige informatie.  

Hoe veilig zijn de gegevens die we verzamelen?

We hebben organisatorische en technische maatregelen getroffen om de informatie die we bewaren te beschermen en te beveiligen, op basis van standaardpraktijken in de sector. verder iinformatie staat in ons algemeen INFORMATIE AANVRAAG document als onderdeel van deze DPA, maar we geven er de voorkeur aan om niet te veel beveiligingsinformatie publiekelijk te publiceren als maatregel om onze diensten te beschermen.  

En onthoud alsjeblieft:

• Deel alleen persoonsgegevens waar dat nodig is.
• U bent verantwoordelijk voor uw gebruikersnaam en wachtwoord, dus bewaar ze geheim en veilig!
• Als u van mening bent dat uw privacy is geschonden, neem dan contact op met uw functionaris voor gegevensbescherming of volg de richtlijnen van uw organisatie.

Waar slaan we uw gegevens op?

De persoonlijke gegevens die we verzamelen, worden verwerkt in onze kantoren in Peterborough of regionale kantoren, of ons platform, dat wordt gehost door Microsoft Azure Services in het VK of de VS (afhankelijk van uw geografische locatie).

Door uw persoonlijke gegevens in te dienen, gaat u akkoord met deze overdracht, opslag of verwerking door ons. Beperkte persoonlijke gegevens worden overgedragen of opgeslagen buiten het VK of de EER en worden hieronder beschreven. Als we wijzigingen aanbrengen in een overdracht van gegevens buiten het VK of de EER, zullen we u hiervan op de hoogte stellen, inclusief uitleg over de stappen die worden genomen om ervoor te zorgen dat uw privacyrechten beschermd blijven zoals uiteengezet in deze gegevensverwerkingsovereenkomst.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

We blijven alle 'actieve' gegevens (gegevens die zijn verstrekt en gekoppeld aan actieve accounts op een geverifieerde licentie) bewaren tot het volgende:

• Als uw abonnementslicentie is verlopen en accounts niet langer actief zijn, worden persoonlijke gegevens volgens deze overeenkomst 30 dagen bewaard en vervolgens veilig verwijderd.
• We hebben ook een doorlopend retentieprogramma dat beveiligings- en auditgegevens 13 maanden bewaart.
• We hebben ook een doorlopend retentieprogramma dat software voor activiteitenmonitoring gedurende 90 dagen bewaart. [effectief vanaf 2 juli 2023]
• We kunnen de duur van de rollende back-up verlengen, maar hiervoor kunnen aanvullende afspraken en kosten nodig zijn.

Partners (subverwerkers) die uw gegevens verwerken

Edtech-bedrijven maken vaak gebruik van aannemers en externe bedrijven om hen te helpen bij het hosten van hun applicaties, het aandrijven van hun ondersteuningstools, enz. Elk bedrijf of individu dat we gebruiken bij het verwerken van informatie onder deze overeenkomst is een "subverwerker". Dit betekent dat elke overeenkomst of elk contract dat we met hen hebben, minstens zo strikt is als deze overeenkomst. We zorgen ervoor dat we blij zijn dat ze ook dezelfde zorg zullen besteden aan de persoonlijke gegevens die u ons toevertrouwt, inclusief het controleren of ze certificaten hebben voor hun werk. Alle hieronder genoemde partners worden geacht algemene toestemming voor ons te hebben om hen te vertellen wat ze moeten doen  

In het zeldzame geval dat er een wijziging is in met wie we samenwerken die een aanzienlijke invloed heeft op de bestaande service die u bij ons heeft, zullen we ons best doen om u hiervan van tevoren op de hoogte te stellen. Waar een nieuw functionaliteitselement beschikbaar is: classroom.cloud, dit is standaard uitgeschakeld en verwerkt geen van uw gegevens. Als je het wilt inschakelen, moet je controleren of je tevreden bent met de partners die we gebruiken. In deze gevallen nemen we informatie op in onze release-opmerkingen en updates van deze overeenkomst, plus bijbehorende richtlijnen zoals onze Gids voor privacy door ontwerp. 

Hier zijn de details van de belangrijkste subverwerkers en dienstverleners; wat ze verzamelen, verwerken en opslaan; en een algemene uitleg waarom.

Infrastructuur

Analytics

Integraties (optioneel)

Comms

Hoe gebruiken we cookies

Wij gebruiken cookies. Tenzij u uw browserinstellingen aanpast om ze te weigeren, zullen wij (en onze subverwerkers) cookies plaatsen wanneer u interactie heeft met classroom.cloud. Dit kunnen sessiecookies zijn, wat betekent dat ze zichzelf verwijderen wanneer je weggaat classroom.cloud of 'permanente' cookies die zichzelf niet verwijderen en ons helpen u te herkennen wanneer u terugkeert, zodat we u een service op maat kunnen bieden.

Hoe kan ik cookies blokkeren?

U kunt cookies blokkeren door een instelling in uw browser te activeren waarmee u het plaatsen van cookies kunt weigeren. U kunt cookies ook verwijderen via uw browserinstellingen. Als u uw browser gebruikt om cookies (inclusief essentiële cookies) uit te schakelen, te weigeren of te blokkeren, zullen bepaalde delen van ons platform niet volledig functioneren. In sommige gevallen is ons platform helemaal niet beschikbaar. Houd er rekening mee dat wanneer subverwerkers cookies gebruiken, dit ook is om de service correct te laten werken. Dit omvat ook het blokkeren van cookies van andere systemen waarmee u ons wilt laten integreren. We staan ​​niet toe dat derden cookies plaatsen.

Welke specifieke cookies gebruiken we?

Deze DPA geweldig maken

Goed gedaan om door deze gegevensverwerkingsovereenkomst te komen en alles erin door te nemen! Het is ontworpen om u te helpen het beste te begrijpen wat we doen, onder uw instructies. Als u instructies heeft buiten deze overeenkomst, dan worden deze behandeld als ondersteunings- of accountverzoeken, zolang ze niets wezenlijks veranderen aan wat in deze overeenkomst wordt vermeld.

NB Deze DPA is gebouwd op basis van een open-source ontwerp voor privacyverklaringen van: https://juro.com & https://stefaniapassera.com/. Krijg deze patronen gratis bij github.com/juro-privacy. Dit DPA-patroon is open source en hergebruik is toegestaan ​​bij gebruik van bovenstaande attributies. Specifieke inhoud met betrekking tot de dienst zelf mag niet worden hergebruikt zonder toestemming van NetSupport.

Verdere technische informatie

Als u meer technische of operationele informatie nodig heeft, hebben we ook een Informatieverzoek document, gebaseerd op een populaire, gestandaardiseerde sjabloon. We hopen dat u dit ook nuttig vindt.

Publicatiedatum: 2 juni 2023
Versie: 1.7

Wat is er nieuw

Verduidelijking over het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens voor Activity Monitoring en Audit Logs

Update van het gegevensbewaringsbeleid ter verduidelijking voor Activity Monitoring

Update van het beleid voor het bewaren van gegevens voor Audit Log. [Van kracht vanaf 2 juli 2023]

[I] Servicevoorwaarden 1.1.2 Gegevensverwerkingsovereenkomst
[Ii] Servicevoorwaarden 1.1.2.1 Rechten van betrokkenen
[Iii] Servicevoorwaarden 1.1.2 Gegevensverwerkingsovereenkomst